Проведение инвентаризации

Для администраторов

Перед началом инвентаризации, в день ее проведения, необходимо:

- сформировать все приходно-кассовые ордера и сверить их с Z-отчетами;

- оприходовать весь товар от поставщиков;

- оформить все возвратные накладные от поставщиков;

- сформировать и распечатать все товарные отчеты по настоящее число;

- заполнить журнал кассира-операциониста по настоящее число;

- наличные денежные средства оформить актом инвентаризации денежных средств;

- сверить сумму товарного остатка по товарному отчету с суммой остатка аптечной организации по количественному учету (книжный остаток). Они должны совпадать.

Если аптека ведёт учёт товара по партиям, то желательно сгруппировать товар по внутренним штрих-кодам, что позволит избежать одной из самой распространённой ошибки: пересортицы.

Проведение инвентаризации:

В аптечных предприятиях проводят инвентаризацию преимущественно тремя способами.

1. По остаткам:

- описные листы инвентаризационной описи заполняются по книжным остаткам и распечатываются;

- проверяется фактическое наличие позиций (товара), расхождения с описными листами фиксируются;

- после проверки корректируются позиции (товар) в инвентаризационной описи.

Недостатки:

- товар в описных листах располагается по алфавиту, а не по местам хранения;

- проверять необходимо все описные листы;

- возможны злоупотребления сотрудников.

2. Формирование описных листов вручную:

- товар вносится в описные листы последовательно по фактическому наличию (возможно использовать сканер штрих-кодов);

- строится сличительная ведомость (самая удобная форма сличительной ведомости та, в которой отражает только товар с отличающимся фактическим и книжным количеством);

- проверяются позиции из сличительной ведомости, при необходимости, корректируются позиции (товар) в инвентаризационной описи.

Недостатки:

- приходится подносить товар к месту ввода в описные листы.

3. С использованием терминала сбора данных (ТСД):

- весь товар с помощью ТСД сканируется в местах хранения;

- данные с ТСД передаются на компьютер и автоматически формируются описные листы инвентаризационной ведомости;

- строится сличительная ведомость;

- проверяются позиции из сличительной ведомости, при необходимости, корректируются позиции (товар) в инвентаризационной описи.

Недостатки:

- отсутствуют.

Завершение инвентаризации:

- распечатывается инвентаризационная опись;

- выявленные излишки или недостачу оформляются документально;

- формируется промежуточный Товарный отчет (отражает излишки или недостачу и фактическое наличие товара на конец инвентаризации);

- оформляются остальные требуемые документы.